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Les rapports de ventes : source inestimable d’informations

Voici une histoire qui démontre toute l’importance des rapports de ventes pour une prise de décision juste et pouvoir poser les gestes les plus rentables.

L’histoire du distributeur de produits électriques

Une entreprise de distribution de produits électriques a voulu modifié son modèle d’affaires, en investissant tous ses efforts sur la vente sur le net. Tout le monde sait que c’est l’avenir ! Mais…

Avec ce tournant, les ventes globales de l’entreprise n’étaient pas au rendez-vous,  puisqu’elles sont passées de 4 000 000$ à 2 400 000$, en quelques années.

J’ai demandé au propriétaire de l’entreprise de me préparer des rapports de ventes sur les dernières années.

« Oh ! Que s’est-il passé ? », demandais-je.

« Il serait intéressant de forer et pousser un peu plus loin les recherches, avec des rapports de ventes par produit et par client. »

Ce genre de rapports n’avait jamais été fait.

Quand un secteur ne va pas bien…

Ses clients se classent en deux catégories : des institutions à grands volumes d’achats et des petits acheteurs qui commandent principalement des « appareils recyclés » à l’unité.

Quelques semaines plus tard, en analysant plus en détails la situation et les nouveaux rapports de ventes, nous avons remarqué une baisse drastique du secteur « appareils neufs », auprès des grands clients surtout. Les ventes « d’appareils recyclés » sont restées stables, même chose pour le service de réparation, alors que le nouveau segment « ventes en ligne » occupe maintenant 25% du total des ventes.

« Nous avons investi beaucoup d’effort sur la vente par internet. C’est l’avenir ! », me dit le propriétaire de l’entreprise. Par contre, avec les rapports de ventes, j’observe que nous nous sommes faits sortir du marché des « appareils neufs ». La baisse des ventes a été plus rapide que nos efforts sur le net. Aussi, sur le net, les ventes s’effectuent un unité à la fois, principalement par les petits clients qui n’ont qu’un seul achat à faire. Ils recherchent surtout un prix. Nous avons cessé de suivre nos grands clients et de les visiter. Je constate que ces derniers ne passent pas leurs achats par le net, mais préfèrent le contact personnel et un bon service après vente. Je crois que nous avons perdu de vue notre marché naturel. Auparavant, c’est moi qui faisait la représentation et j’ai négligé d’aller sur la route pensant que le net ferait le travail… »

Un secteur déficient qui fut revampé

Une attention spéciale a donc été portée au segment « appareils neufs » et l’administration a misé sur l’innovation, afin de revenir compétitive dans ce secteur. De plus, des actions ont été apportées pour reprendre le démarchage et se rapprocher de la clientèle à grand volume, en effectuant à nouveau des visites sur place auprès de ce type d’acheteurs.

La communication électronique est intéressante, mais insuffisante dans ce cas-ci. L’entreprise a également installé un CRM (Customer Relationship Management), afin de mieux suivre l’évolution de ses efforts de mise en marché et améliorer sa vision du segment des « appareils neufs » principalement.

Un an plus tard, la compagnie affirme avoir repris 12 % des ventes perdues…et suit désormais ses bons clients, ses ventes et ses produits avec beaucoup plus d’attention.

Voilà comment des rapports de ventes peuvent être utilisés dans le concret !

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Vos ventes parlent : Que vous communiquent-elles ?

Vous cherchez réponses à vos questions ? Vos rapports de ventes contiennent une mine d’informations. Le point de départ, c’est généralement l’état des résultats et l’analyse des bilans. Ce sont les bulletins de santé d’une entreprise, aussi révélateurs qu’une prise de sang en médecine. Ensuite, en forant davantage dans vos bases de données, vous pouvez mettre la main sur une foule d’opportunités !

L’utilité des rapports de ventes

  • Connaître les tendances des ventes et ses cycles :
  • Découvrir ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien ;
  • Faire le point sur le niveau de rentabilité ;
  • Analyser des ratios ;
  • Faire des projections et pouvoir suivre l’évolution de vos efforts ;
  • Qualifier votre clientèle ; identifier le meilleur profil ;
  • Découvrir ce qui attire les clients chez vous ; d’où ils proviennent ;
  • Évaluer votre portefeuille de produits et services ;
  • Gérer vos inventaires ;
  • Déterminer vos objectifs ;
  • Dresser les grandes lignes de vos stratégies par produit et service ;
  • Fixer vos prix ;
  • Quantifier le potentiel d’un territoire ; d’un point de vente ; de votre site internet ;
  • En gestion des ventes : suivre la performance de vos représentants ; pour établir des plans de match avec eux ;
  • Faire du « benchmarking » ;
  • Se préparer à une planification stratégique ; pour mobiliser votre équipe ;
  • Suivre l’état de vos promotions ;
  • Rassurer vos partenaires financiers ;
  • Ainsi de suite…

Les rapports de ventes contiennent donc une foule d’informations utiles à la gestion. C’est fou !

En bout de ligne, vous allez mieux investir vos ressources (Efforts en temps, argent, capacité de production, etc.) aux bons endroits. Voilà ce que nous révèle l’analyse des ventes ! 

Observez les tendances de vos ventes (sur maximum 5 ans)

Rapports de ventes

Par où commencer votre analyse des ventes ?

Idéalement, sortez vos 5 dernières années. Si votre logiciel comptable (ou POS) vous le permet, compilez puis analysez vos ventes en fonction des variables suivantes :

  • Ventes par année, par trimestre, par mois, par semaine, par jour, par heure ; (ce qui est pertinent)
  • Ventes par type de produit/service ;
  • Ventes par territoire de votre compagnie ;
  • Ventes par point de service ; par mètre2
  • Ventes par secteur et division de la compagnie ;
  • Ventes par pays ; provinces ; régions ou départements ; municipalités ; quartiers ; etc. ;
  • Ventes par représentant ;
  • Ventes par fournisseur ;

Habituellement, je vais exporter les transactions en mode « Access », afin d’y faire les croisements pertinents voulus. Ensuite, je les exporte vers des chiffriers Excel. Pour des analyses très poussées, je peux utiliser le logiciel statistique SPSS.

Dressez un rapport des ventes par client

Compilez vos ventes par client (ou par catégorie de clients) :

  • Classez vos clients en ordre, selon leur volume d’achat : du plus gros au plus petit.

Avec le rapport des ventes par client, vous pouvez découvrir certains indicateurs fort intéressants sur l’évolution de vos efforts de ventes :

  • Combien de comptes avez-vous ouverts cette année ?
  • Combien de comptes ont été actifs ? Est-ce que ce nombre est à la hausse ?
  • Combien de clients avez-vous perdus ou sont inactifs ? Pourquoi ?
  • Est-ce qu’il y a des clients plus payants que d’autres ? Pourquoi ? Est-ce que d’autres clients potentiels ressemblent à vos meilleurs clients ? Où sont-ils ?
  • Un client cesse d’acheter ? Une lumière rouge doit s’allumer immédiatement ! Pourquoi a-t-il quitté ?

Analysez vos factures

De la même manière, vous pouvez analyser le nombre de transactions, selon ce qui est pertinent d’analyser…

Combien de transactions effectuez-vous ?

  • Par heure ?
  • Par jour ?
  • Par semaine ?
  • Par mois ?
  • Par trimestre ?
  • Par année ?

Est-ce que votre nombre de transactions augmente ? Diminue ? Pourquoi ?

En dollars, quelle est votre transaction moyenne ou votre facture moyenne ?

Suivez aussi les tendances de vos transactions moyennes :

  • Quelles furent les ventes moyennes par facture ? Par client ?
  • Votre facture moyenne était de quel montant ? Est-elle en hausse ? En baisse ? Pourquoi ?

Évaluez l’aspect saisonnier de vos ventes

Est-ce qu’il y a un aspect saisonnier à vos ventes ?

  • Automne ;
  • Hiver ;
  • Printemps ;
  • Été ;
  • Saison des fêtes ;
  • Égales à l’année ;
  • Autre : ________________________

Préparez vos plans en prévision des cycles à venir.

Analysez d’où proviennent votre rentabilité et vos fonds auto-générés

Une autre utilité à ces rapports croisés est de découvrir la tendance générale de votre rentabilité, au cours des dernières années.

D’où proviennent vos fonds auto-générés ; vos profits (ou pertes) ?

  • Est-ce qu’il y a des produits plus payants que d’autres ? Pourquoi ? Est-ce qu’il y a des produits que vous devriez abandonner, pour vous concentrer sur les plus payants ?
  • Un territoire commence à sous performer ? Pourquoi ? Est-ce qu’il y a un nouveau compétiteur qui vient d’arriver à cet endroit ? Que faire ?
  • Comment évoluent vos marges bénéficiaires ? Vos ratios ? En relation avec vos ventes :
    • Marge brute ; marge nette ; ratio de profitabilité ;

Les constats de l’analyse de vos ventes

Maintenant, faites les constats.

Qu’avez-vous constaté de l’analyse de vos ventes ?

  • D’où proviennent vos revenus ? Vos profits ?
  • Quel produit est votre meilleur vendeur ? Pourquoi ?
  • Quel est votre produit le plus rentable ? Le plus prometteur ?
  • Qu’est-ce qui monte/qui descend ?
  • Sur quel produit, vos clients vous reconnaissent-ils spontanément le plus compétent et où vous faites la différence ?
  • Lequel de vos produits attire de nouveaux clients, sur lequel les clients vous recherchent ?
    • Quel produit vous démarque réellement de vos concurrents ?
    • Est-ce que les clients sont capables de distinguer les différentes solutions proposées

Estimez vos ventes

Quelles sont vos prévisions, en fonction des tendances observées ?

  • Ventes par année, par trimestre, par mois, par semaine, par jour, par heure ;
  • Ventes par client ;
  • Ventes par catégorie de client ; selon leur profil ;
  • Ventes par type de produit/service ;
  • Ventes par territoire de votre compagnie ;
  • Ventes par point de service ; par mètre2
  • Ventes par secteur et division de la compagnie ;
  • Ventes par pays ; provinces ; régions ou départements ; municipalités ; quartiers ; etc. ;
  • Ventes par représentant ;
  • Ventes par fournisseur ;

Une méthode assez accessible pour l’estimation des ventes est d’utiliser les moyennes mobiles dans les tableaux Excel.

Pourquoi faire des estimations des ventes ?

  • Ajuster l’offre à la demande ; pour planifier vos achats ;
  • Choisir les meilleurs canaux de distribution et les plus efficaces ;
  • Investir sur les meilleurs produits ou services ; pour éliminer les produits non rentables ;
  • Déterminer les obstacles à la mise en marché et la vente ;
  • Investir davantage aux bons endroits ;
  • Établir des objectifs avec vos représentants ;
  • Attaquer un nouveau marché ;
  • Se retirer d’un marché ;
  • Pour le banquier, vos partenaires, etc. ;
  • Ainsi de suite.

Les raisons pour faire des estimations sont nombreuses. Elles apportent une direction à l’équipe et les mobilisent vers un but commun.

En conclusion  : suivez vos ventes !

Voyez-vous comment l’analyse des ventes peut vous aider dans votre gestion ? L’exercice de faire des rapports de ventes peut paraitre fastidieux et parfois superflu. Par contre, les bénéfices en valent l’effort. Ce sont des outils inestimables qui permettent d’optimiser vos ressources ; de les investir à la bonne place. Mes clients peuvent vous confirmer combien le temps passé ensemble à faire l’analyse des ventes a pu leur être profitable. Ils reprennent directement la voie rapide de l’autoroute de la croissance.

Sur ce, je vous souhaite un maximum de ventes et des résultats dont vous serez fiers de les suivre !

À votre tour : quels rapports utilisez-vous pour suivre vos ventes ? À quelle fréquence les produisez-vous ? Comment les utilisez-vous ?

Je peux vous aider

Vous aimeriez mettre le doigt sur un bobo ? Je peux vous aider. Que ce soit par une analyse détaillée de vos ventes ou par une simple rencontre « zoom » pour discuter de votre situation, contactez-moi !

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Avec toute ma gratitude,

Sylvain Chassé

Qui est Sylvain ?

sylvainchasse

« Sylvain, c’est le sage du marketing !»Guillaume Bareil.

Sage et marketeur moderne !

TOP #1 en Social Scoring sur LinkedIn, Sylvain Chassé est diplômé en économie et en marketing de l’Université McGill. (avec mention d’honneur). Sa spécialité est d’amener votre entreprise là où elle doit être. Il a travaillé 8 ans dans les domaines financiers avant de lancer sa compagnie le Groupe SCM Service-Conseil en Marketing inc. Président de Sondacom , il met à contribution ses différentes expériences au profit de la croissance de ses clients.  À ce titre, il a réalisé de nombreux mandats en sondages, études de marché, planifications stratégiques, segmentation, croissancePME, coaching d’affaires, conférences pour diverses entreprises et organismes. Il enseigne aussi le marketing au niveau collégial. Auteur du PROGRAMME  SKYROCKET, il est un grand marcheur sur les chemins de Compostelle, accueillant l’être humain et ses rêves avec empathie.

  • Spécialiste agréé en optimisation de processus clients.
  • Gestionnaire agréé de médias sociaux et communautés ; « Social & Community Manager »

Spécialiste agréé en Optimisation du processus clientSocial & Community Manager

Sylvain Chassé
À propos de Sylvain Chassé
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